ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Prostřednictvím tohoto dokumentu vás informujeme o způsobu zpracování vašich osobních údajů, jakož i o zásadách tohoto zpracování a o právech, která máte vzhledem k námi prováděnému zpracování osobních údajů.

Shromažďování a zpracování vašich osobních údajů probíhá v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů, a to zejména v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“).

I. VYMEZENÍ POJMŮ

Správcem osobních údajů je:

Subjekt údajů

Subjektem údajů je identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, přičemž identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Osobní údaj

Osobním údajem se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů).

II. KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce zpracovává následující kategorie osobních údajů:

• - jméno a příjmení,
• - email, telefon a/nebo mobilní telefon,
• - poštovní adresa,
• - rodné číslo,
• - číslo účtu,
• - pracovní pozice v žádající organizaci,
• - IČO.

III. PRÁVNÍ DŮVODY A ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě těchto důvodů a k těmto účelům:

1. K vytvoření uživatelského účtu na portálu Optimy.
   
   Prostřednictvím vytvořeného uživatelského účtu můžete podávat žádosti o grant/dotaci, své žádosti dále spravovat, tedy vyvíjet činnosti související s uzavřením a plněním smlouvy mezi vámi a správcem. Právním důvodem je proto plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
2. K plnění závazků ze smlouvy mezi subjektem údajů a správcem.
   
   Dojde-li k podání žádosti o grant/dotaci, jsou vaše osobní údaje zpracovávány za účelem plnění smlouvy mezi vámi a správcem. Právním důvodem je tedy plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
3. K zasílání zpráv a výzev souvisejících s grantovými/dotačními řízeními.
   
   Vámi poskytnuté údaje zpracováváme rovněž za účelem zasílání zpráv a výzev souvisejících s grantovými/dotačními řízeními, která se vás mohou týkat nebo o něž můžete mít, na základě dosavadní spolupráce se správcem, zájem. Právním důvodem je oprávněný zájem správce ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů, který spočívá v zájmu na obchodním rozvoji správce a pokračování spolupráce mezi správcem a subjektem údajů. Pokud tyto zprávy nebudete chtít dostávat, odpovězte na první takovou zprávu: „Nechci dostávat zprávy o nově vyhlášených grantových výzvách.“

IV. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce postupuje při zpracování vašich osobních údajů dle zásad zpracování osobních údajů, vyjádřených v čl. 5 obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

1. Osobní údaje jsou:
   • a) ve vztahu k subjektu údajů zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem ("zákonnost, korektnost a transparentnost");
   • b) shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nejsou dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný ("účelové omezení");
   • c) přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány ("minimalizace údajů");
   • d) přesné a v případě potřeby aktualizované; budou přijata veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny ("přesnost");
   • e) uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány; osobní údaje lze uložit po delší dobu, pokud se zpracovávají výhradně pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely, a to za předpokladu provedení příslušných technických a organizačních opatření požadovaných tímto nařízením s cílem zaručit práva a svobody subjektu údajů ("omezení uložení");
   • f) zpracovávány způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením ("integrita a důvěrnost").
2. Správce odpovídá za dodržení výše uvedených zásad a musí být schopen toto dodržení souladu doložit ("odpovědnost").

V. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ A OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v sídle správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, příp. zpracovatelem (viz níže).

Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

K vašim osobním údajům má přístup pouze omezený počet našich zaměstnanců. Zaměstnanci jsou povinni považovat vaše osobní údaje, stejně tak jako informace o opatřeních přijatých za účelem jejich ochrany, za přísně důvěrné. Třetí osoby jsou oprávněny zpracovávat osobní údaje pouze na základě našich výslovných pokynů. Výjimku tvoří orgány veřejné moci, kterým je správce povinen vaše osobní údaje poskytnout ze zákona.

Zpracovatelé

Zpracovatelem osobních údajů je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce. Je-li právním důvodem pro zpracování vašich osobních údajů plnění smlouvy, může správce v rámci tohoto účelu předat vaše osobní údaje ke zpracování subjektům, které se podílejí na kontrole průběhu grantových/dotačních řízení.

V postavení zpracovatele působí:

• - Společnost Optimy SA, společnost založená podle právních předpisů Belgie, se sídlem a místem podnikání na adrese Boulevard du Souverain 36, jednotka 20, 1170 Boitsfort, zapsaná v Belgickém rejstříku právnických osob pod číslem 824.055.778, včetně všech jejích přidružených subjektů, zaměstnanců nebo smluvních partnerů.

Výše jmenovaný příjemce má v rámci výkonu svých činností přístup k vašim osobním údajům. Zásady ochrany vašich osobních údajů při výkonu těchto činností jsou součástí smluvního ujednání mezi správcem a zpracovatelem.

Příjemci

Údaje ze systému Optimy nejsou předávány třetím subjektům, ledaže se jedná o orgány veřejné moci nebo jiné subjekty, jestliže to vyžaduje platný právní předpis. Kromě výše uvedených případů mohou být osobní údaje předávány také poskytovatelům služeb, kteří zajišťují technickou nebo administrativní podporu činností Nadačního fondu Škoda Auto (např. poskytovatelé IT služeb, účetní či auditorské společnosti), a to vždy na základě smlouvy o zpracování osobních údajů a za dodržení požadavků GDPR

VI. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pokud je právním důvodem pro zpracování vašich osobních údajů plnění smlouvy mezi vámi a správcem, případně k provedení opatření přijatých před uzavřením takové smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného nařízení o ochraně osobních údajů), je správce oprávněn v rámci daného účelu zpracování (viz shora) vaše osobní údaje zpracovávat pouze po dobu trvání této smlouvy.

Pokud je právním důvodem pro zpracování vašich osobních údajů oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů), je správce oprávněn v rámci daného účelu zpracování (viz shora) vaše osobní údaje zpracovávat po dobu tří (3) let ode dne jejich poskytnutí. Máte však právo vznést proti takovému zpracování námitku (viz čl. VII).

VII. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ

1. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo požadovat od správce přístup k osobním údajům týkajícím se vaší osoby. Zejména máte právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, správcem jsou či nejsou zpracovávány, a dále na poskytnutí dalších informací o zpracovávaných údajích a způsobu zpracování ve smyslu příslušných ustanovení obecného nařízení o ochraně osobních údajů (účel zpracování, kategorie osobních údajů, příjemci, plánovaná doba uložení, existence vašeho práva požadovat opravu, výmaz, omezení zpracování nebo práva vznést námitku, zdroj osobních údajů a právo podat stížnost). V případě, že o to požádáte, poskytne vám správce kopii osobních údajů, které o vás zpracovává, a to bezplatně. V případě opakované žádosti může správce za poskytnutí kopie účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům na zpracování.

2. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud ke zpracování dochází na základě souhlasu

Máte právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou správcem na základě tohoto souhlasu zpracovávány.

3. Právo na opravu

Zjistíte-li, že správcem o vás vedené osobní údaje jsou nepřesné, můžete požadovat provedení jejich opravy bez zbytečného odkladu. Je-li to s ohledem na konkrétní okolnosti případu přiměřené, můžete rovněž žádat i doplnění údajů, které o vás správce vede.

4. Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo požadovat, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal jím zpracovávané osobní údaje, které se vás týkají, a to v následujících případech:

• - odvoláte-li souhlas se zpracováním osobních údajů a na straně správce není dán žádný jiný oprávněný důvod pro jejich zpracování, který by převažoval nad vaším právem na výmaz;
• - vznesete-li námitku proti zpracování osobních údajů (viz níže);
• - vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
• - osobní údaje byly správcem zpracovány protiprávně;
• - osobní údaje byly správcem shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti osobě mladší 15 let;
• - osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo v českém právním řádu, která se na správce vztahuje.

Právo požadovat výmaz osobních údajů není dáno v situaci, kdy je zpracování nezbytné

• - pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
• - ke splnění právních povinností správce;
• - z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
• - pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by výmaz údajů znemožnil nebo vážně ohrozil splnění cílů uvedeného zpracování;
• - pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

5. Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na to, aby správce omezil zpracování vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

• - popíráte přesnost osobních údajů. V tomto případě omezení platí na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
• - zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
• - vaše osobní údaje již správce nepotřebuje pro účely, pro které byly zpracovány, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
• - vznesete námitku proti zpracování (viz níže). V tomto případě omezení platí na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody na straně správce převažují nad vašimi oprávněnými důvody.

V době omezení zpracování osobních údajů správce může vaše osobní údaje zpracovávat (s výjimkou jejich uložení) pouze s vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby jeho právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.

6. Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, a to v následujících případech:

• - V případě, že jsou osobní údaje zpracovávány z důvodu, že je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen, nebo pro účely jeho oprávněných zájmů, a vy vznesete proti zpracování námitku, nemůže správce osobní údaje dále zpracovávat, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.
• - Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu a vznesete proti zpracování námitku, nebude správce již osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.
• - Jsou-li vaše osobní údaje zpracovávány pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely, nebude je správce dále zpracovávat, ledaže je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného z důvodů veřejného zájmu.

7. Právo na přenositelnost údajů

Správce osobní údaje zpravidla nezpracovává výhradně automatizovaně, a proto toto právo zpravidla nelze uplatnit.8. Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování

V současné době vaše osobní údaje nejsou používány k automatizovanému rozhodování. V opačném případě máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro vás právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýká.

Toto neplatí v případě, že:

• - automatizované rozhodování umožňuje právní předpis;
• - automatizované rozhodování je nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy uzavřené se správcem;
• - došlo k udělení vašeho výslovného souhlasu s automatizovaným rozhodováním.

V případě změny v používaných technologiích budete o tom informováni předem a bude umožněno uplatnit svá práva dle čl. 22 GDPR.

9. Právo získat informace o porušení zabezpečení Vašich osobních údajů

Je-li pravděpodobné, že následkem porušení našeho zabezpečení bude vysoké riziko pro vaše práva a svobody, správce vám toto porušení oznámí bez zbytečného odkladu. Pokud pro zpracování vašich osobních údajů byla použita náležitá technická nebo organizační opatření zajišťující například nesrozumitelnost pro neoprávněnou osobu nebo bylo dodatečnými opatřeními zajištěno, že se vysoké riziko neprojeví, informace o porušení vám předány být nemusí.

10. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že zpracováním vašich osobních údajů dochází k porušení povinností stanovených v GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. Dozorovým orgánem v ČR je Úřad pro ochranu osobních údajů.

VIII. ZPŮSOB VÝKONU PRÁV VZHLEDEM K OSOBNÍM ÚDAJŮM

Svá práva můžete uplatnit podáním žádosti, a to za použití kontaktních údajů správce uvedených v čl. I. tohoto dokumentu. Žádost lze podat elektronicky na e-mail uvedený v čl. I, případně písemně na adresu sídla správce.

Žádost podle odstavce 1 musí mít tyto náležitosti:

• - vaše jméno a příjmení,
• - označení práva, jehož výkonu se dovoláváte,
• - upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje.

V případě, že některá z výše uvedených náležitostí chybí, budete správcem vyzváni k jejímu doplnění. Kompletní žádost je správce povinen vyřídit do 30 dnů od jejího podání.